| |
КАК ПОДГОТОВИТЬ ОТЧЕТ
»
После того, как Вы реализовали при поддержке Общественного фонда развития города свой проект, необходимо подготовить отчеты аналитический и финансовый.
Содержащаяся в программных отчетах информация необходима Фонду для контроля выполнения условий Договора, а также для оценки степени успешности проекта и его принесенной очевидной пользе городу Уфе и его жителям. Все отчёты должны быть полными и включать как содержательную, так и финансовую части.
При подготовке отчетов, пожалуйста, используйте:
ПРОЦЕДУРЫ ОТЧЕТНОСТИ.
1. Предоставление отчетов должно осуществляться в сроки, указанные в договоре о реализации проекта по ФОРМЕ № 1.
2. Отчеты должны быть предоставлены в печатном виде за подписью руководителя и печатью организации и электронном виде в офис Общественного фонда развития города по адресу: 450009, г.Уфа, ул. Комсомольская, 35. Отчет сдает руководитель проекта в отделение по программам.
АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОТЧЕТ
Отчёт должен включать полное описание деятельности по проекту, включая анализ того, как результаты проекта достигли общих целей, установленных в заявке на реализацию проекта. Это - официальный документ.
Отчет должен отражать следующие аспекты:
1.Деятельность в рамках проекта, что было сделано.
В этом пункте предоставьте краткую обобщающую информацию обо всех мероприятиях проекта, с приведением количественных показателей. Приведите исходные планы, описанные в Вашем проекте, и сравните их с деятельностью, которая имела место в ходе реализации проекта. Какие коррективы были внесены в проект (изменение команды исполнителей, изменение тематики занятий, изменение сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и т.д.)?
Что послужило причиной отклонений от исходного плана? Просим принять во внимание, что существенные изменения конкретных мероприятий, запланированных по проекту, должны быть одобрены Общественным фондом развития города. Такие изменения согласовываются в письменном виде.
2.Результаты реализации проекта (качественные и количественные)
Опишите, какие конкретные результаты были получены в ходе реализации проекта, и чем они отличаются от запланированных. Почему произошли те или иные изменения? Если имелись непредвиденные обстоятельства или события, которые имели положительное или отрицательное воздействие на проект, расскажите об этих обстоятельствах. Позволяют ли фактические результаты говорить о решении задач сформулированных в заявке?
3.Участники проекта.
В какой степени были достигнуты цели проекта? Приведите как можно больше конкретных примеров качественных сдвигов в работе или деятельности участников (целевой группы) проекта, произошедших в ходе проекта. Покажите, что изменилось в жизни конкретных людей в результате деятельности по проекту.
4. Как освещался Проект.
Напишите, как, в каком количестве, по каким каналам распространялась информация о вашем проекте. Предоставьте копии опубликованных материалов.
5. Сотрудничество с партнерскими организациями
Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими организациями, пожалуйста, опишите вклад каждой организации. Будут ли поддерживаться партнерские отношения с этими организациями после завершения проекта? Как будет распространяться информация или извлечённый в ходе реализации проекта опыт среди других организаций? Включите оценку проекта и отзывы партнерских организаций в приложение.
Сделайте анализ изменений в спектре и объеме предоставляемых услуг; профессионализме и уровне работы организации. Оцените потенциал организации в сравнении до и после проекта.
6. Как в дальнейшем будет реализовываться проект.
Оцените перспективы дальнейшего развития, продолжения деятельности и оказания услуг по истечении периода реализации проекта. Оцените жизнеспособность проекта и перспективы его выхода на самофинансирование. Будет ли полученный опыт продолжен в таком виде или будут предприняты меры к дальнейшему развитию?
Отчет должен содержать приложения с документами, подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта. Предоставьте в одном экземпляре копии всех печатных, аудио и видео материалов, произведённых в ходе проекта, а также любых материалов от клиентов, прессы или другой аудитории. Фотографии о реализации проекта в электронном виде.
ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
1. Все документы финансового отчета должны быть предоставлены в ОФРГ в распечатанном виде, подписаны бухгалтером и руководителем организации-Получателя целевого поступления и заверены печатью.
Для составления финансового отчета используйте следующие формы:
I. Подтверждение о получение целевого поступления от ОФРГ (Форма 1)
II. Форма финансового отчета о реализации проекта (Форма 2)
2. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Название расходов и сумма, указанные в реестре финансовых операций, должны строго совпадать с названием расходов и суммой, указанных в платежном документе.
3. Если заработная плата в рамках целевого поступления была выдана по платежной ведомости, в отчете о расходах указывается общая сумма средств, которые были выданы получателям по данной ведомости. Ведомость должна содержать подписи всех получателей. Перечисленные налоги указываются в отчете о расходах ОТДЕЛЬНО. Прикладываются ксерокопии платежных поручений. Если указанная в документе сумма состоит не только из средств целевого поступления, обязательно укажите на ксерокопии платежного документа сумму средств целевого поступления: «в том числе 356 рублей из средств гранта № 5».
4. Платежными документами являются:
· Приходный ордер с круглой печатью;
· Кассовый чек + товарный чек;
· Платежное поручение.
5. На всех платежных документах должно быть написано название и адрес организации продающей товар. Если Вы оплачиваете через банк, то необходимо прислать копии платежных требований или платежных поручений. Копии авансовых отчетов, актов списания, расходных кассовых ордеров и др. документов прилагать.
6. Тщательно проверяйте финансовые реквизиты. Если они меняются, срочно сообщайте в Общественный фонд развития города.
7. Не разрезайте документы. Делайте ксерокопии на полных листах.
8. Обязательно указывайте название статьи бюджета.
Отчет представляется по следующей форме: Форма отчета
|
|
